BASICS - Verträge

Handbuch: Vertragsverwaltung im centron ERP System

Dieses Handbuch beschreibt, wie Verträge in centron.net angelegt, verwaltet und abgerechnet werden. Es zeigt die notwendigen Voraussetzungen, die Erstellung verschiedener Vertragsarten sowie die automatische Abrechnung.

1. Grundlagen der Vertragsarten

• Verträge basieren immer auf einer Vertragsart.

• Eine Vertragsart definiert die Rahmenbedingungen und Abrechnungsmodalitäten.

• Wichtige Felder einer Vertragsart:

  • Name & Beschreibung (z. B. „Neue Wartung – PC“)

  • Zeiten & Reaktionen: Mindestlaufzeit, geplantes Vertragsende

  • Abrechnungsbeginn: vorschüssig oder nachschüssig, Abrechnungsintervall (z. B. monatlich)

  • Fristen: automatische Verlängerung ja/nein

  • Positionen: Artikel, die regelmäßig abgerechnet werden sollen

Beispiel: Wartungsvertrag mit monatlicher Abrechnung eines PC-Wartungsartikels.

2. Vertrag anlegen

1. Im Adressstamm beim Kunden einen neuen Beleg → Vertrag anlegen.

2. Vertragsart auswählen (zuvor erstellt).

3. Alle Vertragsdaten der Vorlage werden übernommen.

4. Abrechnungsbeginn festlegen (z. B. 01.03.2025).

5. Vertrag speichern.

3. Vertragsarten im Detail

Neben Standardverträgen können weitere Typen angelegt werden:

• Kontingentvertrag

  • Kunde erhält ein Zeit- oder Geldkontingent.

  • Optionen:

    • Überbuchung zulassen (mehr verbrauchen als gebucht).

    • Restkontingente in den Folgemonat übertragen.

• Klickzählervertrag

  • Abrechnung erfolgt nach Verbrauchszähler (z. B. Drucker-Klicks: s/w- und Farbkopien).

  • Kunde zahlt nur für tatsächlich genutzte Einheiten.

• Bepreisung & Sonderpreise

  • Vertragsbezogene Rabatte auf Artikel oder ganze Warengruppen.

  • Beispiel: 10 % Rabatt auf alle Dienstleistungen bei aktivem Vertrag.

4. Historie & Verwaltung

• Rechnungshistorie: zeigt, bis wann der Vertrag bereits abgerechnet wurde.

• Möglichkeit, Abrechnung zu verschieben (z. B. bei Vertrags-Pausierung).

• Historie: zeigt Anzahl und Art der Abrechnungen sowie die zugehörigen Rechnungen.

• Infofeld: nächstes Abrechnungsdatum jederzeit ersichtlich.

5. Vertragsabrechnung

1. Modul Vertragsabrechnung öffnen.

2. Verträge auswählen (alle oder gezielt, z. B. „Neue Wartung“).

3. Abrechnungsoptionen festlegen:

• Versandart (E-Mail, Post, kein Versand)

• Vorschau prüfen

1. Abrechnung starten → Rechnung wird automatisch erstellt.

2. Rechnung speichern oder verwerfen, falls Anpassungen notwendig sind.

6. Zusammenfassung

• Vertragsarten bilden die Basis für Verträge.

• Standardverträge eignen sich für wiederkehrende Wartungen oder Dienstleistungen.

• Erweiterte Möglichkeiten: Kontingent- und Klickzählerverträge.

• Abrechnung erfolgt automatisiert über die Vertragsabrechnung.

• Historie bietet Transparenz über vergangene und zukünftige Abrechnungen.