Belegkonditionen

Allgemeine Einstellungen der Konditionen

Die Checkboxen in diesem Bereich steuern an Hand der Zahlungskonditionen, wie die Rechnungen bzw. Gutschriften weiter bearbeitet werden sollen.

Buchhaltungsexport

Nur Rechnungen und Gutschriften mit Zahlungs- bzw. Gutschriftenkonditionen, die diesen Haken gesetzt haben, werden beim Buchhaltungsexport herangezogen. Alle anderen erscheinen nicht in der Buchaltungsexportdatei und können somit nicht in die externe Buchhaltungssoftware importiert werden.

Zur Zahlung anweisen

Wenn die Zahlungen direkt in c-entron gepflegt werden sollen, muss dieser Haken gesetzt werden, damit die Rechnungen im Zahlungsmodul auftauchen und bearbeitet werden können.

Rechnung sofort abschließen

Bedeutet Rechnungen mit Zahlungskonditionen, bei denen diese Checkbox aktiviert ist, werden sofort nach dem Abspeichern auf komplett bezahlt gesetzt. Verwendet man zum Beispiel bei Barzahlung.

Nachnahme

An Hand dieser Checkbox kann man bestimmte Texte auf den Belegen andrucken lassen. Ist dies gewollt, müssen die Reports dementsprechend noch angepasst werden.

DTA/SEPA

Rechnungen, die über das SEPA-Lastschriftverfahren laufen sollen, benötigen eine Zahlungskondition, bei der dieser Haken aktiviert ist. Dadurch erscheint der Beleg bei der SEPA-Exportdatei. Handelt es sich bei der Kondition um eine Basislastschrift, muss "Lastschrift“ markiert werden. Handelt es sich um eine Firmenlastschrift, muss das Feld „Abbuchung“ markiert werden.

ESR Belegart

Dieses Dropdownmenü erscheint nur, wenn in den Ländereinstellungen „ESR“ aktiviert wurde und betrifft in erster Linie nur Schweizermandanten. Darüber kann pro Zahlungskondition gesteuert werden, was auf den Rechnungen zum Thema ESR angedruckt und was bei der Buchhaltungssoftware exportiert werden soll.

Barkasse

Sollen in c-entron Barrechnungen erstellt werden, muss dieser Bereich korrekt gepflegt werden. Dafür müssen Zahlungskonditionen angelegt werden bei denen hinterlegt werden muss, ob es sich um eine „Barrechnung“, „EC-Kartenrechnung“, „Kreditkartenrechnung“ oder sogar eine Rechnung die per „Scheck“ bezahlt wird. Hierbei ist darauf zu achten, dass für jede Art eine separate Zahlungskondition angelegt werden muss und für jede Art nur eine Kondition angelegt werden kann. Jedoch müssen nur die Zahlungskonditionen angelegt und der jeweilige Haken dazu aktiviert werden, wenn diese auch benötigt werden. Das heißt, wenn später kein Kunde per Scheck bezahlen darf, muss diese Kondition auch nicht angelegt werden.

Versandart

Diese Felder sind nur interessant, wenn eine externe DPD Software eingesetzt wird. Hier kann der Code des Versandtarifs oder die Versandtarifvariante hinterlegt werden, welche in den Stammdaten der DPD Software hinterlegt sind. Dadurch können später Lieferscheine aus c-entron exportiert werden, um diese in die DPD Software zu importieren.

Kurztext

Hier kann der kurze Text der jeweiligen Kondition hinterlegt werden, welche standardmäßig auf den Belegen angedruckt wird.

Zum Beispiel: „freibleibendes Angebot“, „14 Tage netto“, „Lieferung frei Haus“, etc.

Mehrsprachiger Konditionstext

Hier kann der ausführliche Konditionstext hinterlegt werden. Es gibt die Möglichkeit über das Dropdownmenü „Sprache/Land“ pro Sprache einen anderen Konditionstext zu hinterlegen, falls Belege auch in Fremdsprachen erstellt werden sollen.

Ebenso kann mit Variablen gearbeitet werden, was in erster Linie für Skonto-Zahlungskonditionen interessant ist. Die Variablen @T1, @T2, @T3 beziehen sich auf die Skontozeiträume, welche hier im Bereich „Skonto“ gepflegt werden können. Die Variablen werden auf den Belegen mit einem Datum übersetzt. Die Variablen @S1 und @S2 geben die Skontosätze an und @B1, @B2 und @B3 die an Hand der Skontosätze errechneten Beträge. Ansonsten kann noch die Variable @F verwendet werden für das Fälligkeitsdatum, welches hier im Bereich Fälligkeit gepflegt werden kann.

Beispiel:

Mehrsprachiger Konditionstext: Zahlbar bis zum @T1 mit @S1% Skonto rein Netto: @B1; bis zum @T2 mit @S2% Skonto rein Netto: @B2 oder bis zum @T3 ohne Abzug.

Skontozeitraum 1: 10 Skontozeitraum 2: 20 Skontozeitraum 3: 30 Skontosatz 1: 3 Skontosatz 2: 2

Beim Speichern z.B. einer Rechnung werden die Variable @T1 durch das Rechnungsdatum + 10 Tage, die Variable @S1 durch 3 und die Variable @B1 durch den Rechnungsbetrag - 3% in € ersetzt. Für die weiteren Variablen gilt dies für die entsprechenden Werte.

Für SEPA-Lastschriftverfahren können folgende Variablen, allerdings nur in Rechnungen verwendet werden:

@PI = IBAN des Zahlungspflichtigen @PBN = Bank des Zahlungspflichtigen

@PBB = BIC des Zahlungspflichtigen @PM = Mandant ID des Zahlungspflichtigen

@RID = ID des Zahlungsempfängers @RIB = IBAN des Zahlungsempfängers

ACHTUNG: Es ist darauf zu achten, dass alle hier genannten Variablen nur in Kundenanlagen verwendet werden können.

Frachtführer der Lieferbedingungen

Lieferbedingungen können Frachtführer zugeordnet werden, falls diese zuvor in den Einstellungen angelegt wurden. Dies wird in erster Linie für Auswertungen verwendet, um zu sehen, wie häufig Ware durch bestimmte Frachtführer ausgeliefert wurde.

Mindestpreis der Lieferbedingungen

Hier kann festgelegt werden, dass für bestimmte Lieferbedingungen ein Mindestpreis der verkauften Ware gelten soll. Zum Beispiel „Frei Haus“ soll erst ab einem Verkaufswert von 20,-€ verwendet werden. In den Kundenbelegen erscheint dann eine Warnung, falls „Frei Haus“ als Lieferbedingung ausgewählt wurde, die Gesamtsumme aber darunterliegt.

Fälligkeit

Über diese Felder kann an Hand einer Zahlungskondition gesteuert werden, wann eine Rechnung fällig wird zur Zahlung. Diese Einstellungen sind auch Voraussetzung, dass das Mahnwesen von c-entron korrekt funktioniert.

Skonto

Skontozeiträume und -sätze

An dieser Stelle können Skontozeiträume und Skontosätze gepflegt werden, die zum einen von den Variablen im „Mehrsprachigen Konditionstext“ verwendet werden, um einen detaillierten Zahlungskonditions-Text auf den Belegen andrucken zu können. Zum anderen sind diese Felder wichtig für die Buchhaltung, um zu sehen, wann der Kunde wieviel bezahlen muss.

Achtung: Skontosätze und -zeiträume können nur für Zahlungskonditionen in Kundenbelegen verwendet werden.

Zahlungstyp für die Buchhaltung

Für den Buchhaltungsexport ist das Feld „Zahlungstyp für die Buchhaltung“ wichtig. In der Buchhaltungssoftware müssen die identischen Zahlungskonditionen angelegt sein, wie in c-entron. In dieser Software erhält jede Zahlungskondition in den Stammdaten einen alphanumerischen Code, welcher in dieses Feld eingetragen werden muss, um einen korrekten Import in die Buchhaltungssoftware zu gewährleisten.

Bezahlt

Soll an die Buchhaltungssoftware, bei einer bestimmten Zahlungskondition, direkt übergeben werden, dass eine Rechnung bereits bezahlt ist, kann dies durch das anhaken dieser Checkbox verwirklicht werden.