c-Sign - Voraussetzungen, Einrichtung und Funktion

Voraussetzungen: Lizenzen, Einstellungen und Rechte

Lizenzen: C Sign ist ein eigenständiges Modul, das eine gültige Lizenz erfordert.
Serverseitige Infrastruktur: Installation von c-entron Nexus
Nexus-Adresse: In der Administration unter System -> c-entron Konfiguration die Nexus-Adresse hinterlegen und speichern.
E-Mail-Berechtigungen: Im Bereich „Mail und Kalender“ die serverseitigen Sendeberechtigungen sicherstellen; Abgleich der E-Mail-Adressen in den erlaubten Adressen.
Beleg-Definitionen: Vertriebsbereich Belege, „Dokumente und Signierung“ konfigurieren, insbesondere Deckblatt, Ausleitung, Signaturplatzierung und Pflichtfelder.
Reports/Deckblätter: Standard-Report als Fallback verwenden oder einen abweichenden Report hinterlegen.
Freigabeoptionen: Interne Freigabeprozesse festlegen (Mitarbeiter auswählen, Freigaben per E-Mail initiieren).

Der Belegfluss beginnt mit der Erstellung eines Angebots oder Auftrags im System, der anschließend als Webangebot versendet oder direkt signiert wird.

Wenn Freigaben konfiguriert sind, legen die Freigeber fest, ob der Beleg automatisch an den Kunden gesendet wird oder erst nach ihrer Zustimmung.
Nach der Signierung wird der Beleg in den entsprechenden Auftrag bzw. in den Vertrag überführt; dem Kunden wird eine Ausfertigung sowie dem internen Team Benachrichtigungen zugesandt.

Erstellung eines Angebots unter Adressstamm des Kunden; Positionen hinzufügen und ggf. zweite optionale Positionen definieren.
Optionale Artikelauswahl: Kunden dürfen zusätzliche Positionen auswählen und Mengen anpassen.
Abrechnungspreise: Preise passen sich dynamisch an, wenn der Kunde Mengen ändert; der ursprüngliche Preis bleibt nachvollziehbar.
Versand des Webangebots: Die Voreinstellungen der Absenderdaten, die Erlaubnis der Mengenanpassung und der Link zum Angebot werden in der E-Mail hinterlegt.
Kundensicht: Der Kunde öffnet den Link, sieht das Angebot inklusive Deckblatt/Ausleitung, nimmt ggf. Änderungen vor und schließt durch Bestätigung ab.

Signier-Button: Verfügbarkeit hängt von der freigegebenen Belegsseite ab; der Kunde kann das Dokument direkt signieren.
Textrahmen und Variablen: Der Textrahmen wird in der Rohfassung durch den finalen Text ersetzt; Platzierung der Signatur erfolgt gemäß Vorlage.
Interne Freigabe: Mitarbeiter können vorab freigeben; erst bei vollständiger Freigabe wird der Beleg an den Kunden gesendet.
Dokumentenversionen: Vorhandene Deckblatt-, Ausleitungs- und Signaturblätter können innerhalb der Signaturvorlage geändert werden, je nach Bedarf.

Automatisierte E-Mails: Zu jedem Schritt des Belegprozesses werden Benachrichtigungen generiert (z. B. Angebot geöffnet, Signierung abgeschlossen, Freigaben bestätigt).
Mailvorlagen: Die Vorlagen definieren den Mailkörper und die Signatur, eingeschlossen der URL bzw. der Aktion, die der Empfänger durchführen soll.
Empfängerrollen: Sowohl Kunden als auch interne Mitarbeiter erhalten entsprechende Mails, inkl. Link zu den relevanten Belegen.
Status-Tracking: Historie der Belege dokumentiert Änderungen (Kunde hat Änderungen vorgenommen, Freigaben erteilt, Signatur erfolgt).

Konfiguration: Legen Sie Nexus-Adresse, E-Mail-Berechtigungen sowie Deckblatt/Ausleitung fest; definieren Sie das Freigabeverfahren.
Angebotserstellung: Erstellen Sie ein Angebot, definieren Sie Positionen, ggf. optionale Positionen und erlaubte Änderungen durch den Kunden.
Versand an den Kunden: Senden Sie das Webangebot oder bereiten Sie die Signierung vor; Kunden erhalten Links und können Änderungen vornehmen.
Freigabeprozess: Falls aktiviert, führen Sie interne Freigaben durch; erst danach wird der Beleg an den Kunden gesendet.
Signierung: Der Kunde signiert elektronisch; Dokument wird zum Auftrag/Vertrag weiterverarbeitet.
Benachrichtigungen: Alle Beteiligten erhalten Status-Mails entsprechend dem Belegstatus.