CRM-Projekte

Das Modul „CRM-Projekte“ bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Belege und Helpdesks (also Tickets) zu vereinen. Zusätzlich können Sie das CRM-Projekt auswerten, um den Verbrauch von Dienstleistungen, die Inanspruchnahme von Dienstleistungen und den Projektstatus zu überprüfen.

Einstellungen

Beginnen Sie mit den Einstellungen für das Modul „CRM-Projekte“. Diese finden Sie unter Globale Einstellungen > Administration > Vertrieb > Adressstamm > CRM-Projekt. Hier können Sie festlegen, wie das CRM-Projekt strukturiert sein soll. Passen Sie die Projektarten, Projektstatus und die Wahrscheinlichkeiten nach Ihren Anforderungen an.

Die vorgestellten Einstellungen sind die Standardeinstellungen, die in der leeren Datenbank enthalten sind. Sie können sie nach Bedarf ergänzen oder ändern. Fügen Sie neue Projektarten, Projektstatus oder Wahrscheinlichkeiten hinzu und nutzen Sie die Feldvariablen, um weitere Informationen wie Wettbewerber, Entscheider oder Tippgeber hinzuzufügen. Speichern Sie dies dann über den Speichern-Button oben links in der Ecke.

Sie haben (ab Release v2.0.2401.x) auch die Möglichkeit einen Schwellenwert für Dienstleistungen zu hinterlegen. Wenn dieser Wert überschritten wird, werden Sie dazu aufgefordert, entweder ein bestehendes Projekt Ihrem Angebot hinzuzufügen oder ein neues Projekt zu erstellen und zuzuweisen.

Rechte

Damit das Modul "CRM-Projekte", das sich in der Modulleiste unter dem Bereich Adressen/CRM befindet angezeigt wird, ist das Recht "CRM-Projekte Übersicht" erforderlich.

HINWEIS: Sie können auf dem jeweiligen Modul immer per "Rechtsklick -> Benötigte Rechte anzeigen" auswählen. Anschließend werden Ihnen die Rechte angezeigt, die benötigt werden, damit das angezeigte Modul angezeigt und gestartet werden kann.

Zusätzliche Zugriffsrechte können über die Rechteverwaltung durch die Zuweisung an bestimmte Gruppen festgelegt werden. Dadurch wird gesteuert, inwieweit ein Nutzer auf CRM-Projekte zugreifen kann und ob er die Möglichkeit hat, die CRM-Projekte als Excel-Datei zu exportieren.

Projektanlage:

Um ein neues CRM-Projekt anzulegen, klicken Sie in der Modulleiste unter Adressen/ CRM „CRM-Projekte“ an. Wählen Sie einen Kunden aus und legen Sie mit Hilfe des Buttons [Neues Projekt starten] ein neues Projekt an.

HINWEIS : Sie können auch über den Adressstamm kundenbezogene Projekte über „Weiteres“ > „Neues Projekt“ anlegen. Und können diese dann nach dem Speichern auch unter dem Reiter „Projekte“ einsehen. Sie haben auch die Möglichkeit unter "Dokumente" in der Projektmappe zusätzliche Belege per Drag and Drop hinzuzufügen, z.B. Gebäudepläne oder Serverraumdetails.

Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, wie Projektname, den Kunden, gegebenenfalls externe Projektnummer, Forecast-Entscheidung und Projektstart- und -enddatum. Definieren Sie die Projektart, den Projektstatus (die Sie nun Mithilfe des Dropdownmenüs einfach auswählen können) und andere relevante Details. Erst wenn alle Pflichtfelder (orangeunterstrichen) gefüllt sind ist ein Speichern möglich.

Belegbearbeitung

Die Projektnummer kann in verschiedenen Belegen wie Angeboten, Aufträgen (kann unter dem Reiter „Beleg-Details“ eingetragen werden) und Tickets (kann unter dem Reiter „Erweitert“ eingetragen werden) verknüpft werden.

Wenn Sie ein Angebot erstellen und es in einen Auftrag übernehmen, wird die Projektnummer automatisch übernommen. Dies erleichtert die Verfolgung und Zuordnung von Projekten zu verschiedenen Belegen.

Reiter/Tab "Prjeckt-Controlling"

Im Controlling-Bereich können Sie den Fortschritt des Projekts überwachen. Erfassen Sie Zeiten für Dienstleistungen, um den Projektstatus und den Fortschritt zu aktualisieren. Die erfassten Daten beeinflussen den Umsatz und den Deckungsbeitrag des Projekts. Sie können auch die Projektnummer in anderen CRM-Produkten wie Notizen verwenden.

Reiter/Tab "Tickets"

Hier können Sie die zu diesem Projekt erfassten Tickets einsehen, öffnen und per Excelexport exportieren.

Reiter /TAB "Zeitdarstellung"

Im Reiter „Zeitdarstellung“ "Zeitdarstellung" finden Sie ein Gantt-Diagramm (Balkenplan), das die zeitliche Abfolge der Projektaktivitäten grafisch mittels Balken auf einer Zeitachse darstellt. Durch einen Rechtsklick haben Sie die Möglichkeit, diese auch als Excel-, Bild- oder PDF-Datei zu exportieren.

Projektverwaltung:

Nutzen Sie die Projektverwaltung, um eine Übersicht über alle Projekte zu erhalten. Filtern Sie nach bestimmten Zeiträumen, um den geplanten Umsatz und Deckungsbeitrag zu analysieren. Die CRM-Projektdaten sind auch unter dem Kunden im CRM-Projektreiter einsehbar.

Das CRM-Projekt bietet somit eine umfassende Lösung zur Verwaltung und Auswertung von Projekten im Customer Relationship Management (kurz CRM).

Verfügbar ab Release v2.0.2312.x:

Es wurde ein neues Recht eingebaut das unter Rechteverwaltung -> CRM-Projekte -> CRM-Projekte Übersicht -> CRM-Projekte Excel exportieren zu finden ist und nur denjenigen mit dem Recht es ermöglicht die CRM-Projekte in Excel zu exportieren. (Admins haben standardmäßig das Recht, die CRM-Projektliste zu exportieren. Anderen Mitarbeitern muss dieses Recht nun explizit zugewiesen werden.)

Im CRM-Projekt besteht nun die Option, den Betreff einer Aktivität zu bearbeiten. Die Änderungen können durch Bestätigen mittels des Speichern-Buttons unten rechts vorgenommen werden.

Es wurde die Möglichkeit integriert, in den Einstellungen im CRM-Bereich (unter „Globale Einstellungen“ - > "Vertrieb" -> "Adressstamm" -> "CRM – Projekt“) einen Schwellenwert für Dienstleistungen festzulegen. Wenn dieser Wert überschritten wird, werden Sie dazu aufgefordert, entweder ein bestehendes Projekt Ihrem Angebot hinzuzufügen oder ein neues Projekt zu erstellen und zuzuweisen.