Einstellungen und Voraussetzungen für AVV-Verträge

Bei einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) handelt es sich um eine zentrale Anforderung der DSGVO: Werden personenbezogene Daten von einem Dienstleister weisungsgebunden im Auftrag verarbeitet, ist der Abschluss eines AVV erforderlich.

Checkliste – Voraussetzungen

Damit Sie die AVV Versand verwenden können, sollten Sie im Vorfeld folgende Punkte, die wir Ihnen als Checkliste aufgeführt haben, geprüft werden:

Versionen

Haben Sie mindestens diese Versionen der folgenden Programme installiert?

c-entron.NET Version: 2.0.1805.12
c-entron WebService Version: 2.0.1805.12
Service-Board-Online Version: 1.0.1805.3

(HINWEIS: Welche Versionen Sie im Einsatz haben können Sie in der c-entron.NET im oberen Bereich sehen. Hier steht auch die verwendete WebService-Version. Im Service-Board Online ist dies im Anmelde-Fenster abzulesen.)

WebService

Ist von dem Server, auf dem WebService installiert ist, der Versand per SMTP möglich?

Einstellungen

Sind die Einstellungen für den Versand über SMTP (Unter Globale Einstellungen – Administration - Mail/Kalender – Allgemein – SMTP Einstellungen) richtig eingestellt?

Wurde eine Sammeladresse für den Empfang der zurückkommenden AV- Verträge definiert?

Einstellungen für AVV Vorlagen

Reiter Allgemein:

Die Einstellungen für die AV- Verträge finden Sie in der c-entron.NET unter den globalen Einstellungen -> Mail / Kalender -> Dokumente -> Auftragsverarbeitungs- Vertrag.

Hinterlegen Sie in dem Reiter Allgemein zuerst einen c-entron Benutzer mir dem die Verträge in der c-entron Datenbank gespeichert werden.
Wählen Sie im nächsten Schritt die Abteilung für die Weisungsberechtigen Personen in Ihrem Kundenstamm.
Hinterlegen Sie unter dem Punkt Service-Board-Online Link Ihre Service-Board-Online URL.

Reiter Service-Board-Online Erklärung:

Im Reiter Service-Board-Online Erklärung können Sie einen Text eintragen welcher Ihrer Kunden vor dem Unterschriftenfeld in Service-Board-Online angezeigt wird

Reiter AVV- Vorlagen:

Im Reiter AVV- Vorlagen können die Word- Vorlagen für die AV- Verträge hinterlegt werden, zudem ist es hier möglich eine E-Mail Vorlage zu hinterlegen.

HNWEIS: Eine Mustervereinbarung zur Auftragsverarbeitung finden Sie beispielsweise auf der Homepage des BfDI (Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit) unter: https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Muster/Muster_Auftragsverarbeitung.pdf?__blob=publicationFile&v=6

Hinweis: Damit die Variable @@Unterschrift@@ nach der Unterzeichnung richtig gefüllt wird muss in der Wordvorlage ein Textfeld (welches hinter dem Text liegen muss. In dieses Textfeld müssen Sie dann die Variable eintragen werden (siehe Screenshot)).

Das Text Feld dient nachher als Feldgröße für die Unterschrift.

Reiter Akzeptierter AV- Vertrag, Reiter Akzeptierter AV- Vertrag (Vertragsersteller) und Reiter Abgelehnter AV- Vertrag