Fallbeispiel IV - Geldkontingent-Vorkasse

(Stand: 04/2026)

Betrifft

• 📦 Vertrieb

• 💶 Buchhaltung

Folgender Vertrag soll in der c-entron abgebildet werden

Ausgangssituation

Vorgabe ist ein Vertrag zur Berechnung und Bereitstellung eines Kontingents mit 20.000 € zzgl. MwSt. Der Betrag ist vorschüssig als Vorkasse zu begleichen. Das Kontingent von 20.000 € soll nun für alle Waren und Dienstleistungen zur Verfügung stehen. Der Vertrag soll als Rahmenvertrag aktiv sein (alle neuen Belege erhalten automatisch die Zuweisung zu diesem Vertrag). Ist das Kontingent aufgebraucht, werden alle Waren und Dienstleistungen mit der Abschlussrechnung berechnet. Laufzeitbeginn ist der 01.04.2026. Versand der Rechnung erfolgt per Mail.

Der Vertrag

• Zunächst wird beim Gewünschten Kunde ein [Vertrag] -> [Neu] erstellt.

• Diesem wird dann die entsprechende Vertragsart, in dem Fall „Vorkasse“ (1) zugewiesen

• Laufzeit (2), geplantes Ende (3) und Vertragsverlängerung (4) übernehmen wir aus den Vorgaben der Vertragsart mit „geplantes Ende“ 2 Jahre, danach kann der Vertrag nicht mehr manuell abgerechnet werden

• Die Eigenschaft „Rahmenvertrag“ (5) muss aktiv sein

• Die Eigenschaft „Kontingentvertrag“ (6) muss aktiv sein

• Abrechnungsart (7) „manuelle Rechnungsstellung“ muss aktiv sein.

• Versandart „Mail“ (8) muss aktiv sein

• Die Kontingentart muss „Geldkontingent“ (9) lauten

• Die Kontingenthöhe muss auf 20.000,00€ (10) definiert werden

• Die Eigenschaft „Überbuchung ist erlaubt“ (11) darf nicht aktiv sein

• Die Eigenschaft „Unverbrauchte Kontingente in Folgezeitraum übernehmen“ (12) ist automatisch aktiv und kann auch nicht deaktiviert werden*

*Die Abrechnungsart „manuelle Rechnungsstellung“ hat keinen festen Abrechnungsintervall, dass das Kontingent immer gültig ist, muss diese Eigenschaft aktiv sein.

Deswegen wird diese automatisch vorbelegt und kann nicht verändert werden.

Durch die Vertragsart werden die dort hinterlegten Positionen vorbelegt. Menge (1) bleibt wie in der Vorlage „Vertragsart“ auf 1 St., der Preis (2) wird auf 20.000,00 € geändert:

Die Vertragsanlage muss nun zunächst gespeichert werden.
Im Reiter „Kontingente“ (1), Unterreiter „Untergruppen für Abrechnungen“ (2) werden nun alle Warengruppen aktiviert (3) und bei jeder Warengruppe muss bei der Untergruppe die Eigenschaft auf „alle“ (4) stehen:

Der Vertrag kann jederzeit (ab Laufzeitbeginn und bis Vertragsende) über die Vertragsabrechnung .NET abgerechnet werden wenn der Filter auf die „Abrechnungsart“ -> „manuell“ aktiviert wird:

Jede Abrechnung über diesen Weg würde nun weitere 20.000 EUR auf den Vertrag buchen, so könnten zum Beispiel auch Ratenzahlungen mit flexiblen Abrechnungsdaten abgebildet werden