Filialverwaltung
Wenn Sie die Extension Filialverwaltung im Einsatz haben, haben Sie die Möglichkeit mehrere Mandanten in einer Datenbank und/oder für den einzelnen Mandanten mehrere Standorte (=Filialen) anzulegen. Der Mandant bzw. die Filiale kann über den jeweils angemeldeten User gesteuert werden oder über den Außendienst Mitarbeiter, der dem jeweiligen Kunden oder Beleg zugeordnet wurde.
Kurzer Überblick
Folgende Bereiche können an Hand des Mandanten/der Filiale automatisiert gesteuert werden:
- Unterschiedliche Nummernkreise für Rechnungen, Gutschriften und sonstige Belege
- Unterschiedliche Buchhaltungskonten (Erlös-, Aufwandskonten, Kostenstellen, Kostenträger)
- Mehrere Kassenbücher
- Unterschiedliche Lager
- Rechtevergabe (z.B. ob User nur die Belege seiner Filiale sehen darf oder alle)
- Andruck unterschiedlicher Adressen und Bankdaten auf Belegen (Reports)
- Auswertungen pro Mandant/Filiale (Umsatz, Erlöse, etc.)
Anlegen eines neuen Mandanten
Um einen neuen Mandanten anzulegen gehen Sie im Bereich Administration auf den Menüpunkt „Mandanten“. Über den Button Neu können Sie direkt unter Angaben der Daten des Mandanten diesen neu anlegen. Bitte füllen Sie alle Felder aus, da Sie die Daten auf den Belegen andrucken können.
Hinweis: Solange die Mandantenverwaltung geöffnet ist, werden sämtliche Nummernkreise gesperrt. Es können also keine neuen Belege in dieser Zeit erstellt werden.
Anlegen einer neuen Filiale
Um eine neue Filiale anzulegen gehen Sie in der c-entron Delphi im Bereich Stammdaten auf den Menüpunkt „Filialverwaltung“. Über den Button Neu können Sie direkt unter Angaben der Daten der Filiale diese neu anlegen. Bitte füllen Sie alle Felder aus, da Sie die Daten auf den Belegen andrucken können. Ebenso ist es zwingend notwendig, die Filiale einem Mandanten zuzuweisen. Bitte legen Sie pro Mandant genau eine Standard-Filiale an. Es können aber selbstverständlich mehrere Filialen einem Mandanten zugeordnet werden
Zuweisen eines Standardlagers für eine Filiale
Um einen Überblick zu haben welche Waren in den einzelnen Filialen vorhanden sind können Sie einzelne Lager im Bereich Logistik->Nebenlager anlegen und diese der jeweiligen Filiale zuweisen. Mit der rechten Maustaste können Sie ein Lager zum Standardlager machen. Das bedeutet, dass automatisch bei der Anlage eines neuen Beleges (Angebot, Auftrag...) das gewünschte Lager gezogen wird, sofern der Außendienst Mitarbeiter bzw. Ersteller der jeweiligen Filiale angehört.
Zuweisen der Mitarbeiter zu dieser Filiale, Zuweisung des Filialleiters
Jeder Mitarbeiter kann nur in einer Filiale vorhanden sein. Wenn die Filialverwaltung bei Ihnen über den User und nicht über den Außendienst Mitarbeiter gesteuert werden soll und Sie Mitarbeiter mit mehreren Arbeitsplätzen haben, so legen Sie diesen Mitarbeiter bitte für jede Filiale einzeln an. Im Personalmanagement kann der Mitarbeiter jeweils einer Filiale zugeordnet werden.
Im Bereich Stammdaten->Filialverwaltung kann einer der zugeordneten Mitarbeiter unter dem Karteireiter „Zugewiesene Mitarbeiter“ über rechte Maustaste als Filialleiter markiert werden.
Zuweisen eines eigenen Nummernkreises zu einem Mandanten/einer Filiale
Sie haben die Möglichkeit jedem Mandanten und zusätzlich auch jeder Filiale einen eigenen Nummernkreis pro Belegart (Angebot, Rechnung, Gutschrift, …) zu zuweisen. Diese Möglichkeit finden Sie in der c-entron Delphi unter Administration -> Mandanten und dort unter dem Karteireiter Nummernkreise. Bitte beachten Sie, dass Sie die Nummernkreise einer Belegart möglichst weit auseinanderliegen, damit es zu keinen Überschneidungen zwischen den Mandanten und Filialen kommen kann.
Kassenbuch Einstellungen
Unter dem Punkt Kassenbuch können Sie einstellen für welche Filiale das Kassenbuch gültig sein soll. Sie können somit für jede Filiale ein eigenes Kassenbuch führen.
Buchhaltungskonten je Filiale
Um auch eine entsprechende Trennung der Filialen in der Finanzbuchhaltung zu erreichen, können Sie in den Warengruppen pro Filiale ein separates Erlöskonto und Aufwandskonto hinterlegen. Dieser Vorschlagswert wird dann für die Artikelneuanlage verwendet und kann im einzelnen Artikel entsprechend noch verändert werden. Sie gelangen zu den Warengruppen über Stammdaten->Warengruppenverwaltung.
Hinweis: Alle Zusatzmodule sind getrennt von der c-entron zu erwerben und nicht im normalen Lieferumfang enthalten.