Strukturierte Adressfelder
Strukturierte Adressfelder in Belegen und im Adressstamm
(Verfügbar ab Release v2.0.2509.x)
Wofür benötigst Du die Adressfelder in strukturierter Form?
Es gibt immer mehr Bereiche, in denen die Daten einer Anschrift nicht mehr als reine "Textform" übergeben wird, sondern als Daten. Zum Beispiel findet dies Anwendung bei der Erstellung einer Bestellung per EDI oder bei e-Rechnungen oder in Reports - überall, in denen die Anschrift oder Adresse komplett als einzelne Daten identifiziert werden müssen. Das ganze spielt sich also somit eigentlich nur im "Hintergrund" ab.
Aus mehreren verschiedenen Feldern wurde die Anschrift als "ein Textfeld" erstellt, das sich später nicht mehr einfach "trennen" lässt. Deshalb wird nun künftig genau strukturiert, wie sich die Anschrift zusammengesetzt hat.
Muss ich dafür etwas "einstellen"?
Für alle "abweichenden Anschriften" im Adressstamm (abw. Liefer-/Rechnungsanschrift wie auch "neue Belege", die also nicht aus bestehenden neu angelegt werden), die Du ab dem 2.0.2509x.Release neu anlegst, werden die Adressfelder automatisch strukturiert angelegt.
Für bestehende "abw. Liefer- und Rechnungsanschriften" sowie die Adressen in "offenen Belegen" (der "Empfänger", sowie die 3 Anschriften im Reiter "Adressen" als "Lieferanschrift", "Rechnungsanschrift" und "Lizenznehmeranschrift") haben wir im c-entron Inspektor zwei neue Checks implementiert.
Damit lassen sich "viele" Anschriften automatisch nachträglich strukturieren, sofern die Datensätze "eindeutig" erkannt und zugewiesen werden können. Diese können somit automatisch "aktualisiert"/Übernommen werden.
Die Anschriften, die Abweichungen in der jeweiligen Zeile haben, können nicht übernommen werden.
Wie gehe ich für die automatische Strukturierung vor?
Öffne das Modul "c-entron Inspektor" (dafür musst Du der Administratoren-Rechtegruppe angehören).
Wähle zuerst den Check "Strukturierte Empfänger für aktive Kunden" an und klicke auf "Analysieren". Dies kann, je nach Anzahl "aktiver Kunden" (nicht deaktviert) auch ein paar Minuten dauern. Anschließend zeigt es Dir die Anzahl der aktiven Kunden mit "abw. Liefer- und/oder Rechnungsanschrift" an.
Klicke nun auf "reparieren", sofern es Datensätze gibt, die strukturiert werden können.
Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Dir diese Kunden (oder im anderen Check "Belege") alle angezeigt werden und Du könntest nochmal kontrollieren, ob die Daten korrekt nach "Firmenname", "Abteilung Anschrift", "Ansprechpartner" und "Abteilung Ansprechpartner" sowie Straße, Hausnummer usw. erkannt wurden (Screenshot Punkt 1). Alle Datensätze, die komplett korrekt erkannt und zugewiesen werden konnten, werden für die Strukturierung automatisch vorausgewählt. Du kannst in der letzten Spalte aber nun auch manuell noch auswählen bzw. deaktivieren, wenn Du bestimmte Kundendaten nicht strukturieren möchtest. (2)
Anschriften, bei denen nicht alle Zeilen korrekt zugewiesen werden konnten, weil sich z.B. der Firmenname, die Straße und/oder Postleitzahl, Abteilung, Name usw. geändert haben und somit nach heutigen Stammdaten nicht mehr identisch sind, können nicht automatisch strukturiert werden. Das erkennst Du, indem die Zeile "Probleme" befüllt wird und sich die "Aktualisieren"-Checkbox nicht aktivieren lässt. Wenn Du mit der Maus auf die "Probleme"-Spalte fährst, wird Dir in einem kleinen Popup angezeigt, "welche" Zeilen nicht zugewiesen werden konnten und welche "möglichen Zeilen" dagegen auffindbar gewesen wären. Kleinste Unterschiede können reichen, dass wir das nicht automatisiert "aktualisieren/strukturieren" können.
Mit Klick auf "Übernehmen" werden die Anschriften nun so strukturiert, wie sie hier angezeigt werden. Das Ergebnis kannst Du dann in Deinem Inspektor sehen.
Den gleichen Vorgang kannst Du nun mit dem zweiten Check "Strukturierte Empfänger für offene Belege" durchführen.
Was mache ich mit den Anschriften, die ein "Problem" haben und nicht automatisch strukturiert werden können?
Du kannst sowohl im Adressstamm als auch im Beleg (in einer neuen Version) mit "Empfänger ändern" bzw. "Anschrift suchen" den Ansprechpartner nochmal auswählen und neu zuweisen. Da Du nun die Anschrift "neu erstellst", wird sie nun automatisch "strukturiert" und Du musst nichts weiter unternehmen, außer dies einmal neu zuweisen. In Folgebelege wird dies nun automatisch ebenfalls so strukturiert übernommen.
Wie kann ich denn generell steuern, wie die Anschrift "zusammengesetzt" wird?
Bei jeder Anschrift gibt es die vier Checkboxen "Name" (Kundenname), "Abteilung", "Ansprechpartner" und "Abt. Ansprechpartner". Jede Checkbox, die aktiv ist, wird in die Anschrift übernommen. Hast Du alle aktiv, wird es wie folgt zusammengesetzt:
Name (Kundenname)
Ansprechpartner-Abteilung
Anschrift-Abteilung
Ansprechpartner-Name
Jede Checkbox, die nicht angehakt ist, deren Datensatz wird nicht übernommen und die folgenden Daten rutschen somit "ein Feld nach oben".
Willst Du z.B. bei Angeboten und Aufträgen den Firmenname und den persönlichen Ansprechpartnernamen vor der Straße usw. anzeigen, wähle nur die "Firma" und "Ansprechpartner".
Dann lautet die Anschrift:
Name (Kundenname)
Ansprechpartnername
Straße Hausnummer
Postleitzahl Stadt
Möchtest Du aber auf Rechnungen dieses Kunden dagegen keinen persönlichen Ansprechpartnernamen haben, sondern nur die Firmenadresse, kannst Du wie folgt vorgehen:
Entferne den Haken beim Ansprechpartnername, sodass nur noch der Name angehakt ist und speicher die Anschrift so im Adressstamm.
Klicke bei dem Kunde unter "Konditionen" nun bei der "abweichenden Rechnungsanschrift" auf "Anschrift suchen" und wähle den gleichen Ansprechpartner aus, den Du verwenden möchtest. Die Anschrift wird nun "neu generiert" und da der Ansprechpartnername nicht mehr aktiv ist, lautet diese "abw. Rechnungsanschrift" nun:
Name (Kundenname)
Straße Hausnummer
Postleitzahl Stadt
speicher dies nun erneut
Anschließend kannst Du den Haken bei dieser Anschrift beim "Ansprechpartner" wieder setzen und dies speichern.
Was passiert nun? Wenn Du ein neues Angebot oder einen Auftrag erstellst, wird die Anschrift nach Deinen aktuellen Einstellungen für diese Anschrift generiert - also nach obigem Beispiel "mit Ansprechpartnername" und so vom Angebot auch in den Auftrag übernommen. Wenn Du nun den Beleg in eine Rechnung übernimmst, kommt die Abfrage, ob die "vorhandene abweichenden Rechnungsanschrift verwendet werden soll", das ist also die, die im Beleg als "Rechnungsanschrift" unter "Adressen" steht und indeinem Adressstamm als "abweichende Rechnungsanschrift" hinterlegt wurde (sofern Du für dieses Angebot oder Auftrag nicht nochmal separat im Beleg -> Adressen eine Rechnungsanschrift gewählt hast). Sagst Du somit nun: "ja, die abweichende Rechnungsanschrift übernehmen", wird die Anschrift in der Rechnung ohne den Ansprechpartnername übernommen, bei "nein", wird sie aus dem Vorbeleg-Emfpängergeld "mit Ansprechpartnername" übernommen.
Kann ich das irgendwo "sehen" oder "prüfen" was wie befüllt wurde oder wie es sich zusammensetzt?
Ja, das kannst Du. Bei allen diesen Empfängerfeldern kannst Du mit der Maus auf das Feld fahren, dann öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die "strukturierten Felder" angezeigt werden. Der Beleg muss dazu jedoch zuerst einmal gespeichert werden, da in diesem Fenster nur "gespeicherte Daten" korrekt angezeigt werden können. Ist Dein Beleg noch nicht gespeichert worden, werden ggf. nicht die korrekten Daten angezeigt, da diese noch nicht strukturiert vorhanden sind.
Hinweis: Die "Hausnummer" wird immer "ab der ersten Zahl in der Zeile" verwendet. Dies kann bei manchen Anschriften (in anderen Ländern) nicht ganz korrekt sein, muss aber einfach einer erkennbaren Logik folgen. Deshalb wird aus "Hauptstr. 5a" die "Straße = Hauptstraße" und "Hausnummer = 5a".