welche Informationen enthält die ZUGFeRD-xml

ZUGFeRD / XRechnung Feldzuordnung

Diese Dokumentation erklärt, welche Felder aus c-entron in die ZUGFeRD/XRechnung XML-Datei übernommen werden.

Übersicht

c-entron erstellt beim Export von Rechnungen und Gutschriften automatisch eine ZUGFeRD/XRechnung-konforme XML-Datei. Diese Dokumentation zeigt Ihnen, aus welchen c-entron Feldern die einzelnen XML-Informationen stammen.

Unterstützte Versionen

• ZUGFeRD 1.0 (Altversion)

• ZUGFeRD 2.0 / XRechnung 1.2

• ZUGFeRD 2.1 / XRechnung 2.0, 2.2, 2.3.1

• ZUGFeRD 2.1 / XRechnung 3.0.1 (aktuell)

Dokumentkopf

Grundlegende Rechnungsinformationen

Verkäufer (Eigene Firma)

Der Verkäufer repräsentiert Ihre eigene Firma (Mandant) oder Filiale.

Datenquelle

• Wenn eine Filiale auf der Rechnung hinterlegt ist, werden deren Daten verwendet

• Andernfalls werden die Daten des Mandanten verwendet

• Das Land wird aus der Filiale, dem Mandanten oder dem Standardland ermittelt

Käufer (Kunde)

Der Käufer repräsentiert Ihren Kunden.

Besonderheiten

• Wenn ein Postfach angegeben ist, wird es automatisch mit "Postfach" formatiert

• Bei mehrzeiligen Empfängeradressen werden die Zeilen intelligent auf die XML-Felder verteilt

• Bei abweichender Rechnungsadresse wird der Name aus den Kundenstammdaten verwendet

Bestellinformationen

Hinweis

Bei XRechnung-Exporten wird die Leitweg-ID als Pflichtfeld verwendet. Bei normalen ZUGFeRD-Exporten ist die Bestellnummer optional.

Lieferinformationen

Wichtig

Das Lieferdatum ist in XRechnung ein Pflichtfeld. Wenn kein Lieferdatum angegeben ist, wird automatisch das Rechnungsdatum verwendet.

Zahlungsinformationen

Bankverbindung und SEPA

Bankauswahl

Die verwendete Bankverbindung wird wie folgt bestimmt:

1. Einstellung "Mandantenbank für Rechnung verwenden" (Bank 1-4)

2. Bei Kundenrechnungen: Kundenstammdaten können die Bankauswahl überschreiben

3. Die Bankdaten werden aus den Mandantenstammdaten (Bank 1-4) geladen

Steuerinformationen

Steuerbeträge und Steuersätze

Steuerkategorien

Die Steuerkategorie wird automatisch ermittelt:

• S (Standard): Normaler Steuersatz

• E (Befreit): 0% MwSt. bei steuerfreien Inlandsgeschäften

• K (Innergemeinschaftlich): 0% MwSt. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

• G (Export): 0% MwSt. bei Exporten außerhalb der EU

• AE (Reverse Charge): Umkehrung der Steuerschuldnerschaft

Steuerbefreiungsgründe

Je nach Steuersituation wird automatisch der passende Text eingefügt:

• Reverse Charge: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13B Abs 2 Nr. 10 UStG."

• Steuerfrei Inland: "Steuerfrei"

• Innergemeinschaftlich: "Kein Ausweis der Umsatzsteuer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen"

• Export: "Steuer nicht erhoben aufgrund von Export außerhalb der EU"

Abrechnungszeitraum

Für Vertragsabrechnungen werden die Abrechnungszeiträume automatisch ermittelt:

Hinweis

Die Abrechnungszeiträume werden nur exportiert, wenn sie sich unterscheiden (Start ≠ Ende).

Zahlungsbedingungen

Skonto-Information

Wenn Skonto-Konditionen hinterlegt sind, werden diese automatisch im BR-DE-18 Format an die Beschreibung angehängt.

Betragsübersicht

Validierung

Das System prüft automatisch:

• Die Summe der Positions-Nettobeträge muss dem Gesamt-Nettobetrag entsprechen (Toleranz: ±3,00)

• Die Summe der Positions-Bruttobeträge muss dem Gesamt-Bruttobetrag entsprechen (Toleranz: ±3,00)

• Bei Abweichungen innerhalb der Toleranz wird eine Warnung ausgegeben

• Bei Abweichungen außerhalb der Toleranz schlägt der Export fehl

Gutschriften: Verweis auf ursprüngliche Rechnung

Bei Gutschriften wird automatisch ein Verweis auf die ursprüngliche Rechnung erstellt:

Voraussetzung

• Gilt nur für Gutschriften

• Es muss genau eine Ursprungsrechnung vorhanden sein

• Der Verweis wird automatisch aus den Positionsursprüngen ermittelt

Rechnungspositionen

Jede Position der Rechnung oder Gutschrift wird in die XML übernommen.

Positionsnummer

Artikelinformationen

Seriennummern (Barcodes)

• Wenn einer Position Barcodes/Seriennummern zugeordnet sind, werden diese automatisch exportiert

• Pro Position können mehrere Seriennummern exportiert werden

• Jede Seriennummer wird mit einer fortlaufenden Nummer versehen (Seriennummer 1, 2, 3, ...)

• Bei Titelpositionen: Seriennummern aller untergeordneten Positionen werden zur Titelposition zusammengefasst

• Die Seriennummern werden als Produktmerkmale (ApplicableProductCharacteristic) im XML abgelegt

Einstellungen

• Der Export von EAN-Codes kann in den Rechnungseinstellungen deaktiviert werden

• Der Export von Artikelnummern kann in den Rechnungseinstellungen deaktiviert werden

Preise und Mengen

Besonderheiten bei negativen Preisen

ZUGFeRD unterstützt keine negativen Preise. Das System:

1. Macht den Einzelpreis positiv

2. Negiert stattdessen die Menge

3. Das Ergebnis bleibt rechnerisch gleich

Mengeneinheiten (UN/ECE-Codes)

• Wird automatisch aus den Artikelstammdaten übernommen

• Standardwert: "C62" (Stück/Einheit)

• Nur bei Artikelpositionen; bei anderen Positionsarten wird "C62" verwendet

Steuern auf Positionsebene

Titelpositionen (Gruppierungen)

Titelpositionen ermöglichen die Gruppierung von Artikelpositionen:

Einschränkungen bei Titelpositionen

• Ausgeklappte Titelpositionen werden nicht unterstützt (Export schlägt fehl)

• Gemischte Steuersätze in einer Titelposition werden nicht unterstützt (Export schlägt fehl)

• Standard-Steuersatz: Wenn eine Titelposition keine untergeordneten Positionen hat, wird 19% verwendet

• Seriennummern: Alle Seriennummern der untergeordneten Positionen werden zur Titelposition aggregiert

Welche Positionen werden exportiert?

• Artikel

• Kundenrabatte

• Eingeklappte Titelpositionen

• Sortierung nach interner Position

Export-Einstellungen

Die folgenden Einstellungen beeinflussen den ZUGFeRD-Export:

Rechnungseinstellungen

• Aktive ZUGFeRD-Version: Legt fest, welche ZUGFeRD/XRechnung-Version exportiert wird

• Mandantenname bevorzugen: Verwendet den Mandantennamen statt des Filialnamens

• EAN-Code exportieren: Aktiviert/deaktiviert den Export von EAN-Codes

• Artikelnummer exportieren: Aktiviert/deaktiviert den Export von Artikelnummern

Kundeneinstellungen

• ZUGFeRD exportieren: Kann pro Kunde aktiviert/deaktiviert werden

• Mandantenbank: Kann pro Kunde überschrieben werden

SEPA-Einstellungen

• SEPA aktiv: Bestimmt, ob Lastschrift (SEPA) oder Überweisung verwendet wird

• Mandatsreferenz: SEPA-Mandatsreferenznummer der Bankverbindung

Datenquellen im Überblick

Stammdaten

• Mandant: Firmendaten, Bankverbindungen, Steuernummern

• Filiale: Filial-spezifische Adress- und Kontaktdaten

• Kunde: Kundenstammdaten mit Adressen und Kontakten

• Artikel: Artikelstammdaten mit Mengeneinheiten

Belege

• Rechnung/Gutschrift: Alle rechnungsspezifischen Daten

• Rechnungspositionen: Positionsdaten mit Preisen, Mengen und Steuern

• Bankverbindung: IBAN, BIC, Mandatsreferenz

Verträge

• Vertragsabrechnung: Abrechnungszeiträume für Vertragspositionen

Einstellungen

• Rechnungseinstellungen: ZUGFeRD-Version, Export-Optionen

• Zahlungsbedingungen: Skonto-Konditionen

Häufig gestellte Fragen

Welche Daten muss ich in c-entron pflegen, damit der ZUGFeRD-Export funktioniert?

Pflichtfelder für XRechnung:

1. Eigene Firma: Vollständige Adressdaten, Steuernummer, Handelsregisternummer

2. Kunde: Vollständige Adressdaten, USt-IdNr. (bei EU-Geschäften)

3. Rechnung: Rechnungsdatum, Lieferdatum (wird notfalls automatisch gesetzt)

4. Bankverbindung: IBAN und BIC (für Überweisungen)

5. Leitweg-ID: Bei XRechnung-Pflicht im Feld "Externe Bestellnummer"

Empfohlene Felder:

• Zahlungsbedingungen mit Skonto

• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)

• EAN-Codes und Artikelnummern

• SEPA-Mandatsreferenz (bei Lastschrift)

Woher kommen die Adresszeilen 2 und 3 beim Kunden?

Diese werden automatisch aus dem mehrzeiligen Empfängerfeld der Rechnung ermittelt:

• Zeile 1: Firmenname

• Zeile 2: Abteilung (falls vorhanden)

• Zeile 3: Kontaktperson (falls vorhanden)

• Zeile 4: Straße

• Zeile 5: PLZ und Ort

Das System analysiert die Struktur und ordnet die Zeilen intelligent zu.

Wie wird die Bankverbindung ausgewählt?

1. In den Rechnungseinstellungen wird festgelegt, welche Mandantenbank verwendet wird (Bank 1-4)

2. Diese Einstellung kann pro Kunde in den Kundenstammdaten überschrieben werden

3. Die Bankdaten werden aus den Mandantenstammdaten geladen

Was passiert bei negativen Preisen?

ZUGFeRD unterstützt keine negativen Einzelpreise. Daher:

• Der Einzelpreis wird positiv gemacht

• Die Menge wird negativ gemacht

• Das Ergebnis (Positionssumme) bleibt identisch

Wie funktionieren Titelpositionen im Export?

Eingeklappte Titelpositionen:

• Werden als eine Position exportiert

• Enthalten die Summe aller untergeordneten Positionen

• Menge ist immer 1

• Einzelpreis = Positionssumme

Wichtige Einschränkungen:

• Ausgeklappte Titelpositionen werden nicht unterstützt

• Alle untergeordneten Positionen müssen den gleichen Steuersatz haben

• Bei gemischten Steuersätzen schlägt der Export fehl

Was bedeuten die Validierungs-Warnungen?

Das System prüft, ob die Summe der Positionen mit den Kopfbeträgen übereinstimmt:

• Toleranz: ±3,00 Euro

• Warnung: Abweichung innerhalb der Toleranz → Export erfolgt, Warnung wird protokolliert

• Fehler: Abweichung außerhalb der Toleranz → Export schlägt fehl

Ursachen können sein:

• Rundungsdifferenzen bei vielen Positionen

• Manuelle Korrekturen an Beträgen

• Fehlerhafte Steuerberechnungen

Lösung: Rechnung prüfen und ggf. Positionen anpassen

Wie wird der Abrechnungszeitraum ermittelt?

Bei Vertragsabrechnungen:

• Von: Frühestes Startdatum aller Vertragspositionen

• Bis: Spätestes Enddatum aller Vertragspositionen

Bei normalen Rechnungen:

• Kein Abrechnungszeitraum (nur bei unterschiedlichen Daten relevant)

Welche Mengeneinheiten werden unterstützt?

c-entron verwendet UN/ECE-Codes für Mengeneinheiten:

• C62: Stück / Einheit (Standard)

• HUR: Stunde

• MTR: Meter

• MTK: Quadratmeter

• MTQ: Kubikmeter

• KGM: Kilogramm

• LTR: Liter

• Und viele weitere...

Die Mengeneinheit wird aus den Artikelstammdaten übernommen. Falls nicht vorhanden, wird "C62" (Stück) verwendet.

Wie werden Seriennummern / Barcodes exportiert?

c-entron unterstützt den Export von Seriennummern (Barcodes) in ZUGFeRD/XRechnung:

Automatischer Export:

• Wenn Sie einer Rechnungsposition Barcodes/Seriennummern zugeordnet haben, werden diese automatisch in die XML-Datei exportiert

• Jede Seriennummer wird als separates Produktmerkmal (ApplicableProductCharacteristic) gespeichert

Mehrere Seriennummern pro Position:

• Sie können beliebig viele Seriennummern pro Position exportieren

• Jede Seriennummer erhält automatisch eine fortlaufende Bezeichnung:

  • "Seriennummer 1"

  • "Seriennummer 2"

  • "Seriennummer 3"

  • usw.

Titelpositionen:

• Bei eingeklappten Titelpositionen werden alle Seriennummern der untergeordneten Positionen automatisch zur Titelposition zusammengefasst

• Die Reihenfolge der Seriennummern bleibt erhalten

XML-Struktur:

<ram:ApplicableProductCharacteristic>
  <ram:Description>Seriennummer 1</ram:Description>
  <ram:Value>SN-12345-ABC</ram:Value>
</ram:ApplicableProductCharacteristic>
<ram:ApplicableProductCharacteristic>
  <ram:Description>Seriennummer 2</ram:Description>
  <ram:Value>SN-67890-XYZ</ram:Value>
</ram:ApplicableProductCharacteristic>

Anwendungsfall:
Dies ist besonders nützlich für Produkte mit individuellen Seriennummern, z.B.:

• Elektronikgeräte (Laptops, Smartphones)

• Maschinen und Anlagen

• Fahrzeuge

• Medizinische Geräte

• Alle Produkte mit eindeutiger Identifikation

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD (Comfort):

• Mehr optionale Felder

• Flexibler bei fehlenden Daten

• Für B2B-Geschäft geeignet

XRechnung:

• Pflicht für öffentliche Auftraggeber in Deutschland

• Strengere Validierung

• Leitweg-ID ist Pflichtfeld

• Lieferdatum ist Pflichtfeld

c-entron erstellt automatisch das richtige Format:

• XRechnung: Wenn eine Leitweg-ID angegeben ist

• ZUGFeRD Comfort: Wenn keine Leitweg-ID angegeben ist

Version

Support

Bei Fragen zur ZUGFeRD/XRechnung-Funktionalität in c-entron wenden Sie sich bitte an:

• c-entron Support: support@c-entron.de

• Dokumentation: Siehe auch die Online-Hilfe in c-entron