Outlook Add-In für das neue Outlook

Das neue Outlook Add-In

Das Outlook Add-In für c-entron unterstützt dich dabei, eingehende E-Mails schnell und einfach in deine Arbeitsabläufe einzubinden. Mit nur wenigen Klicks kannst du:

→ E-Mails direkt Kunden, Tickets oder Belegen zuordnen

→ Dokumente aus Outlook heraus in c-entron ablegen

→ Kunden- und Ticketinformationen ohne Programmwechsel einsehen

So behältst du den Überblick, sparst Zeit und hast alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort.

Das neue Outlook Add-In wurde entwickelt für den Einsatz im „neuen“ Outlook. Aufgrund weitreichender technischer Umstellungen durch Microsoft war unser bisheriges Add-In im „Neuen Outlook“ nicht einsetzbar. Bei der Entwicklung wurden Funktionen überarbeitet und verändert.

Lizenzierung

Die Lizenzierung erfolgt weiterhin nach Seats, d.h. dir stehen so viele gleichzeitige User-/Geräte-Logins zur Verfügung, wie dein Unternehmen Lizenzen gebucht hat.

Hinweis: Einige Funktionen im Bereich Ticket benötigen eine freie ServiceBoard-Lizenz und sind ggf. auch deaktiviert, wenn deine Firma ServiceBoard nicht einsetzt.

Installation und Konfiguration

Das Add-In wird nicht lokal installiert, sondern ist im NExus enthalten und muss über das Microsoft O365 Admin Center verwaltet und bereitgestellt.

Die Installationsanleitung findest Du unter diesem Link:

https://hilfe.c-entron.de/de/technisches/Working-version/installation-es-add-in-fur-das-neue-outlook

Starten und Anmeldung

Da das Add-In auf dem Exchange installiert wird, steht es einzelnen oder allen Anwendern in deiner Firma zur Verfügung. du rufst es auf, indem du auf das kleine c-entron-Icon innerhalb der E-Mail oder in der Outlook-Menüleiste im Bereich Add-Ins klickst. Im „klassischen Outlook“ ist das Icon nur im Menüband oder verbirgt sich dort unter der Schaltfläche „Alle Apps“.

→ Klicke auf das Icon, um das Add-In am rechten Fensterrand zu öffnen.

→ Falls du dich noch nicht angemeldet hast, erscheint der Anmeldedialog.

Melde dich mit deinen c-entron-Logindaten an. Wenn dein Unternehmen die OAuth-Methode aktiviert hat, kannst du dich auch mit deinem Microsoft-Konto anmelden.

Hinweis: Wenn du dich in der laufenden Outlook-Sitzung schon angemeldet hast, entfällt dieser Schritt.

Das Add-In kann am rechten Fensterrand fixiert werden, damit es permanent aktiv ist.

Das Erscheinungsbild (Dark- oder Light-Mode) hängt von den Outlook-Einstellungen ab, passt sich also dem Modus von Outlook an.

Aufbau des Add-Ins

Das Add-In hat vier Arbeitsbereiche, die in Tabs angezeigt werden:

→ Kunden

→ Dokumente

→ Tickets

→ Belege

Die dort angezeigten Optionen variieren je nach Mailbetreff. Kann beispielsweise anhand des Betreffs auf ein spezifisches Ticket referenziert werden, wird dieses im Ticketbereich bereits geladen und du kannst dort Informationen zum Ticketstand erlangen.

Arbeitsbereich: Kunden

Im Bereich Kunden siehst du Details zum Absender der E-Mail. Wenn die E-Mail-Adresse einem Ansprechpartner zugeordnet werden kann, wird dieser angezeigt.

Bietet auch die Domain-Suche keinen Treffer kann über das Suchfeld ein Kunde mittels Kundenname, Kundennummer, Straße, PLZ, Stadt oder Ansprechpartner gesucht werden.

1. Klicke auf Kunde im ServiceBoard öffnen, um den Kunden direkt im ServiceBoard anzuzeigen.

2. Klicke auf Kunde in c-entron öffnen, um den Kunden in c-entron aufzurufen.

3. Betreuer (IDM, ADM, Techniker usw.) werden nur angezeigt, wenn die Information im Kundenstamm vorhanden ist. Auch Herkunft und Vertriebsgebiet werden angezeigt, wenn sie gepflegt sind.

4. du kannst die Anschrift über ein Dropdown-Menü wechseln.

5. Ansprechpartner können aufgeklappt werden, um weitere Kontaktdaten einzusehen. Klicke auf den Ansprechpartner, um Telefonnummer und E-Mail-Adresse einzusehen.

6. Klicke auf Mehr Informationen, um mehr Infos zum Ansprechpartner in einem separaten Fenster zu erhalten.

7. Klicke auf Tickets, um die Ticketliste des Kunden im ServiceBoard aufzurufen.

8. Klicke auf CRM, um die CRM-Tätigkeiten des Kunden im Outlook Add-In aufzurufen.

CRM-Tätigkeiten im Outlook Add-In

Über den Bereich „CRM“ erhältst du direkten Einblick in die beim Kunden hinterlegten CRM-Tätigkeiten und kannst diese bearbeiten oder neu anlegen.

Nach dem Öffnen gliedert sich die Ansicht in zwei Bereiche:

(1) Such- und Filterbereich

(2) Arbeitsbereich

Such- und Filterbereich

Im Such- und Filterbereich wählst du die gewünschte Tätigkeit aus, um sie im Arbeitsbereich einzusehen und zu bearbeiten.

Außerdem können hier neue CRM-Tätigkeiten angelegt werden.

Folgende Funktionen stehen dir zur Verfügung:

1. Suchfeld
   Über das Suchfeld kannst du nach einem Schlagwort suchen, das im Betreff der Tätigkeit enthalten ist.

2. „+ Neu“
   Mit „+ Neu“ legst du eine neue CRM-Tätigkeit an. Das Outlook Add-In verwendet dabei die aktuell ausgewählte E-Mail, um Betreff, Beschreibung und Ansprechpartner automatisch vorzubelegen.

3. Filter
   Über die Filtereinstellungen kannst du die Tätigkeiten nach Typ und Bearbeiter filtern. Zusätzlich lassen sich auch bereits abgeschlossene Tätigkeiten einblenden.

4. Gliederung
   Mit dem Gliederungs-Button kannst du die Anzeige der Tätigkeiten nach Bearbeiter, Fälligkeit oder Typ gruppieren.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich werden die Details der ausgewählten CRM-Tätigkeit angezeigt. Hier kannst du die Tätigkeit bearbeiten und verwalten.

Folgende Aktionen stehen dir zur Verfügung:

• Tätigkeit als „erledigt“ markieren

• Bewertung vergeben

• zuständigen Bearbeiter ändern

• Fälligkeitsdatum anpassen

• Ansprechpartner ändern

• CRM-Projekt auswählen

• Beschreibung ergänzen

• mit offenen Belegen verknüpfen

• Dokumente speichern

Hinweis: Bei der Neuanlage von Tätigkeiten sowie bei Änderungen ist ein manuelles Speichern erforderlich. Bei neu angelegten Tätigkeiten ist die Verknüpfung mit Belegen sowie der Dokumenten-Upload erst möglich, nachdem die Tätigkeit erstmals gespeichert wurde.

Arbeitsbereich: Dokumente

Hier siehst du die c-entron-Verzeichnisstruktur des identifizierten Kunden. du kannst eine E-Mail in einem bestimmten Verzeichnis speichern.

→ Wähle das gewünschte Verzeichnis aus.
→ Klicke auf Datei anfügen, um die E-Mail in c-entron abzulegen.
Beachte: Verzeichnisse für Tickets und Belege werden hier nicht angezeigt. Nutze dafür die jeweiligen Arbeitsbereiche.

Arbeitsbereich: Tickets

Hier findest du Details zu einem Ticket, das automatisch erkannt oder manuell gesucht werden kann.

1. Gib eine Ticketnummer ein, wenn kein Ticket vorgeschlagen wurde oder du ein anderes wählen möchtest.

2. Klicke auf Ticket im ServiceBoard öffnen, um das Ticket im ServiceBoard zu bearbeiten.

3. Kopiere den Link zum Ticket, um diesen in einem Browser oder einer Nachricht verwenden zu können.

4. Klicke auf E-Mail anhängen, um die Nachricht dem Ticket zuzuordnen. Ein Auswahldialog öffnet sich, in dem Du zwischen E-Mail und Anhängen wählen kannst.

💡 Tipp: E-Mail-Signaturen enthalten oft kleine Bilddateien. Diese kannst du ignorieren.

5. du kannst einen Mitarbeiter auswählen und das Ticket an diesen weiterleiten. Setze Favoriten über den Stern neben einem Mitarbeiter, um die Liste zu verkürzen.

Arbeitsbereich: Belege

Im Bereich Belege kannst du Details zu Belegen einsehen.

1. Suche einen bestimmten Beleg anstelle des vorgeschlagenen.

2. Klicke auf Beleg in c-entron öffnen, um den Beleg in c-entron zu öffnen.

3. Klicke auf E-Mail anhängen, um die Nachricht oder Anhänge dem Beleg zuzuordnen.

4. du kannst bereits hinterlegte Dokumente einsehen, öffnen, herunterladen oder löschen.

Geplante Erweiterungen

In kommenden Versionen wird das Add-In um zusätzliche Funktionen erweitert:

→ E-Mails per Drag&Drop ablegen

→ Direkt aus einer E-Mail ein neues Ticket anlegen

Wir freuen uns, dir diese Funktionen schon bald zur Verfügung zu stellen.