Mitarbeiter
Das Modul Mitarbeiter in c-entron ermöglicht dir eine effiziente Verwaltung von Mitarbeiterdaten, einschließlich der Erfassung von Kontaktdaten, Arbeitsverträgen, Fähigkeiten und Zertifizierungen. Zudem kannst du Dienstleistungsartikel anlegen und den Mitarbeitern zuweisen. Dieses Handbuch bietet dir eine detaillierte Anleitung zur Nutzung des Moduls.
Zugang zum Modul
Der Zugang zum Modul Mitarbeiter erfolgt über die Modulliste auf der linken Seite. Hier kannst du entweder den Begriff "Mitarbeiter" eingeben oder durch Scrollen zum Bereich Administration navigieren, um die Mitarbeiterverwaltung auszuwählen.
Mitarbeiter anlegen
Im Modul hast du die Möglichkeit, Mitarbeiter manuell anzulegen oder aus dem Active Directory (AD) zu importieren. Bei der manuellen Anlage werden grundlegende Informationen wie Name, Passwort, Kürzel, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Telefonnummer erfasst. Das Kürzel dient der Übersichtlichkeit und sollte eindeutig sein, um Verwechslungen zu vermeiden. Bei der Importfunktion aus dem AD werden die Mitarbeiterdaten automatisch übernommen, wobei das Kürzel ebenfalls generiert wird.
Mitarbeiterdaten pflegen
Das Modul ermöglicht dir die Pflege umfassender Mitarbeiterdaten. Dazu gehören:
- Kontaktdaten: E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Adressen kannst du hier hinterlegen.
- Arbeitsverträge: Informationen über die Art des Arbeitsvertrags und die Vertragslaufzeit sind ebenfalls zu erfassen.
- Urlaubstage: Die Anzahl der Urlaubstage kannst du im System festhalten.
- Skills und Zertifizierungen: Die Fähigkeiten und Zertifikate der Mitarbeiter lassen sich verwalten. Hierzu kannst du Haupt- und Untergruppen für Skills anlegen und den Mitarbeitern zuweisen. Es ist möglich, die Gültigkeitsdauer der Zertifikate zu dokumentieren, um rechtzeitig an erforderliche Erneuerungen erinnert zu werden.
- Notizen: Es besteht die Möglichkeit, zusätzliche Notizen zu jedem Mitarbeiter zu hinterlegen.
Login und Benutzerverwaltung
Um sich in c-entron anmelden zu können, musst du für jeden Mitarbeiter ein Login einrichten. Hierbei kannst du das Passwort festlegen, wobei eine Mindestlänge von sechs Zeichen empfohlen wird. Zudem kann der Zugang temporär deaktiviert werden, falls ein Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar ist.
Für die Personalverwaltung kannst du weitere Informationen wie Personalnummer, Vorgesetzter, Gehalt, Arbeitsstunden und Support-Level erfassen. Der Vorgesetzte spielt eine wichtige Rolle bei der Eskalation von Aufgaben, falls diese nicht innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens bearbeitet werden.
Abteilungen und Vertriebsgebiete
Mitarbeiter können bestimmten Abteilungen und Vertriebsgebieten zugeordnet werden. Diese Zuordnungen sind wichtig, um gezielte Benachrichtigungen und Aufgabenverteilungen zu ermöglichen. Bei der Zuweisung von Vertriebsgebieten kannst du festlegen, welche Kunden ein Mitarbeiter einsehen darf.
Lagerverwaltung
Im Modul hast du die Möglichkeit, Mitarbeitern ein Standardlager zuzuweisen. Dies ist besonders relevant für Techniker, die mit spezifischem Equipment arbeiten. Bei der Erstellung von Lieferscheinen wird automatisch das zugewiesene Lager berücksichtigt, was die Verwaltung von Ressourcen vereinfacht.
Dokumentenverwaltung
Unter dem Bereich Mitarbeiter Dokumente kannst du relevante Dokumente wie Arbeitsverträge und Zertifikate im PDF-Format hinterlegen. Dies ermöglicht eine zentrale Ablage und einen schnellen Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Dienstleistungsartikel
Für jeden Mitarbeiter, der Zeiten erfassen möchte, müssen Dienstleistungsartikel angelegt und zugewiesen werden. Diese Artikel kannst du über die Artikelverwaltung erstellen und den Mitarbeitern zuordnen. Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter mindestens einen Standardartikel hat, der bei der Zeiterfassung automatisch vorgeschlagen wird.
Deaktivierung und EOL-Management
Mitarbeiter können durch Festlegung eines Austrittsdatums deaktiviert werden. In diesem Fall bleibt die Historie der Mitarbeiter im System erhalten, jedoch haben sie keinen Zugang mehr zu c-entron. Zudem können Artikel, die einem Mitarbeiter zugeordnet sind, auf "End of Life" (EOL) gesetzt werden, um sie aus der aktiven Nutzung zu entfernen, ohne sie zu löschen.
Kundenübertragung
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, können dessen Kundenbetreuungen auf einen anderen Mitarbeiter übertragen werden. Dies geschieht durch Auswahl des zu deaktivierenden Mitarbeiters und Festlegung des neuen Betreuers, was eine nahtlose Übergabe der Kundenverantwortung gewährleistet.
Fazit: Das Modul bietet dir alles, was du zur effektiven Verwaltung von Mitarbeiterdaten benötigst und unterstützt dich dabei, die Übersichtlichkeit und Nachverfolgbarkeit zu wahren.
Änderungen und Neuerungen
Weitere Einstellmöglichkeiten zu Windows Authentifizierung, Vertriebsgebiet und Systemuser findest Du hier: