FAQ zu Rechnungen aus Vertragsabrechnung

(Stand: 04/2026)

Verfügbar in Subscription: Core · Pro · Ultimate

Betrifft

• 💶 Buchhaltung

• 📦 Vertrieb

Frage

Warum wird die Variable für die Rechnungsnummer in der Vorschau nicht ersetzt?

Kurzantwort

In der Vertragsabrechnung wird die Rechnungsnummer in der Vorschau bewusst noch nicht aufgelöst. Die tatsächliche Rechnungsnummer wird erst beim Speichern der Rechnung vergeben.

Lösung / Überblick

Die folgenden Punkte erklären, warum dies so ist und wie Sie damit umgehen:

Die tatsächliche Rechnungsnummer wird erst beim Speichern der Rechnung vergeben. Vorher zeigt das System nur eine temporäre Dummy-Nummer an.

Der Grund: Die endgültige Nummer hängt vom Nummernkreis und der Filiale ab und kann sich bis zum Speichern noch ändern.

Hinweis: In der tatsächlich versendeten E-Mail wird die Rechnungsnummer korrekt aufgelöst. Dies ist nur ein Verhalten in der Vorschau-Anzeige des Systems.

Häufige Fehler

Typische Missverständnisse bei der Rechnungsnummer:

• Annahme, dass die Dummy-Nummer auch in der versendeten E-Mail angezeigt wird
• Verwirrung darüber, ob die Vorschau korrekt ist oder nicht
• Fehler beim Speichern führen dazu, dass noch keine endgültige Nummer vergeben ist

Tipp

Tipp: Verlassen Sie sich nicht auf die Rechnungsnummer in der Vorschau. Überprüfen Sie nach dem Speichern in der versendeten E-Mail oder im Rechnungsdokument, dass die endgültige Nummer korrekt ist.

Frage

Warum kann ich die Mailvorlage im Vertrag nicht direkt bearbeiten?

Betrifft

• 💶 Buchhaltung

• 📦 Vertrieb

Lösung / Überblick

Im Reiter „Mailvorlagen" im Vertrag wird nur angezeigt, welche Vorlage aktuell verwendet wird.

Hinweis
Über das blaue „i" kannst du prüfen, woher die Mailvorlage im Vertrag stammt:

• „Diese Mailvorlage kommt aus der Vertragsart" → Es wird die in der Vertragsart hinterlegte Mailvorlage verwendet

• „Diese Mailvorlage kommt aus den globalen Vertragseinstellungen" → Es wird die global im Modul Mailvorlagen hinterlegte Vorlage verwendet

• „Diese Mailvorlage kommt aus dem Vertrag" → Es wird bereits eine eigene Mailvorlage für diesen Vertrag verwendet

Solange die Vorlage aus:

• der globalen Einstellung oder

• der Vertragsart

kommt, ist sie im Vertrag nicht editierbar.

Möchtest Du eine individuelle Vorlage für genau diesen Vertrag verwenden, musst Du:

1. Im Vertrag auf „Neue Version" klicken

2. Zum Reiter „MailVorlage" wechseln

3. „Eigene Vorlage für Vertrag" auswählen

4. Nachfrage mit „Eigene Vorlage" bestätigen

5. Mailvorlage individuell für den Vertrag anpassen

6. Optional z. B. eine persönliche Anrede ergänzen

7. Änderungen mit „Speichern" sichern

8. Bei der Abrechnung wird automatisch diese Vertrags-Mailvorlage verwendet
   

→ Siehe hierzu auch die ausführlichen Anleitungen: Individuelle Mailvorlage im Vertrag anlegen und Mailvorlagen

Du kannst später jederzeit wieder auf die globale oder Vertragsart-Vorlage zurück wechseln.

Tipp: Aktiviere in den Versandeinstellungen „mit Vorschau".

So siehst Du vor dem Versand, welche Vorlage (und auch welcher Report) verwendet wird, und kannst den Text bei Bedarf noch anpassen.

Frage

Verfügbar bis Release 2.0.2602.x

Warum wird eine Variable wie @@Belegnummer@@ in der versendeten E-Mail nicht ersetzt?

Betrifft

• 💶 Buchhaltung

• 📦 Vertrieb

• ⚙️ Administration

Antwort

Wenn eine Variable in der versendeten E-Mail nicht ersetzt wird, liegt das meist am Format.

Im Betreff (Plaintext) funktioniert die Variable immer korrekt.
Im Body (Rich-Text) kann es passieren, dass unsichtbare Formatierungszeichen eingefügt wurden.

Lösung

• Lösche die komplette Variable

• Füge sie per Doppelklick aus der Variablenliste neu ein

Dadurch wird sichergestellt, dass keine versteckten Zeichen enthalten sind

Frage

Warum rechnet die Vertragsabrechnung in der Vorschau nur bis 31.12. statt bis zum vertraglich vereinbarten Enddatum (z. B. 30.06.)?

Betrifft

• 💶 Buchhaltung

• 📦 Vertrieb

Kurzantwort

Die Option „auf Abrechnungszeitraum normieren" ist am Vertrag aktiv. Dadurch richtet das System die erste Abrechnungsperiode automatisch am Kalenderjahr aus – unabhängig vom vertraglich vereinbarten Zeitraum.

Ursache im Detail

Ist die Option „auf Abrechnungszeitraum normieren" aktiviert, passt das System die erste Abrechnungsperiode immer an das nächste kalendarische Intervallende an:

Beispiel: Abrechnungsbeginn 01.07.2026, Rhythmus jährlich, Normierung aktiv:

• 1. Periode (normiert): 01.07.2026 – 31.12.2026 (anteilig, 6 Monate)

• Ab 2. Periode: 01.01. – 31.12. (volle Kalenderjahre)

Das Verhalten in der Vorschau ist kein Fehler, sondern systemseitig so gewollt.

Lösung

Soll die Abrechnung im vertraglich vereinbarten Zeitraum (z. B. 01.07.–30.06.) laufen, muss die Option „auf Abrechnungszeitraum normieren" am Vertrag deaktiviert werden. Die Perioden verlaufen dann:

• 1. Periode: 01.07.2026 – 30.06.2027

• 2. Periode: 01.07.2027 – 30.06.2028 usw.

Hinweis: Prüfe in diesem Zuge auch die Option „Voller Betrag bei Normierung". Ist diese aktiv, wird für die verkürzte erste Periode trotzdem der volle Jahresbetrag berechnet. Beim Deaktivieren der Normierung sollte auch diese Option geprüft werden.

Häufige Fehler

• Annahme, die Vorschau zeige einen Fehler – das Verhalten ist bei aktiver Normierung korrekt
• Normierung deaktivieren, ohne „Voller Betrag bei Normierung" zu prüfen
• Verwechslung zwischen Abrechnungsrhythmus und Abrechnungszeitraum